Forschungszulage bei Auftragsforschung: 70 % zählen, 30 % nicht

Der Auftragnehmer kann eine Universität, ein Forschungsinstitut, ein Ingenieurbüro oder ein anderes Unternehmen sein. Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern ob die Leistung F&E-Charakter hat und der Auftragnehmer im EWR sitzt.

Drei Kategorien, drei Bemessungsgrundlagen

• Eigenforschung: eigenes Personal, eigene Ressourcen. Förderfähig sind die Arbeitgeberbruttolöhne der F&E-Mitarbeiter, ab 2026 zusätzlich die 20-%-Gemeinkostenpauschale.
• Auftragsforschung: ein externer Dienstleister im EWR übernimmt die F&E-Arbeit. 70 % der Auftragsvergütung zählen zur Bemessungsgrundlage.
• Kooperationsforschung: gleichberechtigte Partner forschen gemeinsam. Jeder Partner beantragt die Zulage nur für die eigenen Personalkosten; eine Verrechnung der Kosten des Partners ist ausgeschlossen.

Typische Auftragnehmer sind Universitäten, Fraunhofer-Institute, Helmholtz- und Leibniz-Zentren sowie spezialisierte Ingenieurbüros. Entscheidend bleibt der F&E-Charakter der Leistung, nicht der Name der Institution.

In der Praxis kombinieren viele Unternehmen Eigenforschung und Auftragsforschung: Eigenes Personal arbeitet an einem Teil des Vorhabens, ein externes Institut übernimmt einen anderen Teil. Beide Bemessungsgrundlagen addieren sich zur Gesamtsumme, gedeckelt auf 12 Mio. € pro Jahr.

Das Gesetz verlangt keinen Nachweis der tatsächlichen Kostenstruktur beim Auftragnehmer. Die 70-%-Pauschale gilt unabhängig davon, ob eine Universität mit niedrigem Overhead oder ein kommerzielles Institut den Auftrag ausführt.

Ab 2026 kommt für Vorhaben mit Beginn nach dem 31.12.2025 die 20-%-Gemeinkostenpauschale hinzu, und zwar auch auf die 70-%-Basis der Auftragsforschung (§ 3 Abs. 3b FZulG).

Rechenbeispiele

Die 70-%-Regel gilt auch für Teilleistungen: Enthält eine Rechnung F&E- und Nicht-F&E-Anteile, wird zuerst der F&E-Anteil herausgefiltert, erst danach greifen die 70 %.

Universitäten und Fraunhofer-Institute erfüllen die EWR-Pflicht automatisch und liefern meist bereits aufgeschlüsselte Leistungsnachweise, was die Dokumentation erleichtert.

Fordern Sie von Ihrem Auftragnehmer getrennte Rechnungspositionen für F&E- und Nicht-F&E-Leistungen; ohne Aufschlüsselung kann das Finanzamt die Regel nicht anwenden.

Grundlage sind § 2 Abs. 4 FZulG und das BMF-Schreiben vom 7. Februar 2023 (Rn. 64–66).

• Routinemäßige Dienstleistungen, Testing, Qualitätskontrolle, Marktforschung und reine Beratungsleistungen zählen nicht als F&E, auch nicht in einem wissenschaftlichen Umfeld.
• Rahmenverträge ohne konkreten F&E-Bezug oder reine Dienstleistungsverträge erfüllen die Vertragspflicht nicht.

Bleibt das geistige Eigentum beim Auftragnehmer, stuft die BSFZ die Leistung in der Regel als reine Dienstleistung ein, nicht als Auftragsforschung.

Der Vertrag muss den F&E-Charakter eindeutig benennen: welches technische Risiko adressiert wird, welche Erkenntnisse angestrebt werden und mit welcher Methodik. Eine pauschale „Entwicklungsleistung“ ohne diese Angaben reicht der BSFZ nicht.

Pauschalvergütungen sind zulässig, erschweren aber die Aufschlüsselung. Stunden- oder meilensteinbasierte Abrechnungen weisen den F&E-Anteil direkt aus und sind vorzuziehen.

Vereinbaren Sie regelmäßige Zwischenberichte, die den Fortschritt der F&E-Arbeiten dokumentieren; sie dienen als Nachweis gegenüber BSFZ und Finanzamt. Bei gemischten Verträgen aus F&E- und Routineleistungen sichern separate Rechnungspositionen oder eigene Verträge die spätere Aufschlüsselung ab.

1. Auftragnehmer sitzt außerhalb des EWR: der häufigste Fehler, oft bei langjährigen Partnern in Großbritannien, den USA, China oder Indien. Diese Kosten sind unabhängig von der Qualität der Forschung nicht förderfähig.
2. Vertrag ohne erkennbaren F&E-Bezug: Formulierungen wie „Beratungsleistungen“ oder „technische Dienstleistung“ ohne konkreten Forschungsbezug reichen nicht.
3. Routineleistungen als Auftragsforschung deklariert: Standardtests, Qualitätsprüfungen oder Designarbeiten ohne innovativen Charakter werden regelmäßig abgelehnt.
4. Doppelbeantragung durch Auftraggeber und Auftragnehmer: Finanzbehörden greifen das bei Betriebsprüfungen regelmäßig auf und fordern zurück, mit Zinsen.
5. Rechnungen nicht aufgeschlüsselt: ohne Trennung von F&E- und Nicht-F&E-Leistungen kann das Finanzamt die 70-%-Regel nicht korrekt anwenden und kürzt die Förderung.

Diese Fehler zeigen sich meist erst bei einer Betriebsprüfung, wenn eine Korrektur nicht mehr möglich ist. Eine Vertragsprüfung vor der ersten Rechnung verhindert das.