Welche Zeiterfassung braucht die Forschungszulage?

Jede F&E-Stunde muss einem bei der BSFZ bescheinigten Vorhaben zugeordnet, tagesgenau oder wöchentlich erfasst und von Routinearbeit getrennt sein. Eine pauschale Prozentschätzung kann der Einstieg sein, ersetzt auf Dauer aber nicht den Nachweis je Vorhaben.

Zeiterfassung Forschungszulage: der Stundennachweis, der eine Prüfung übersteht

Das Finanzamt erkennt nur eine Zeiterfassung an, die jede Stunde einem bei der BSFZ bescheinigten Vorhaben zuordnet, tagesgenau oder wöchentlich geführt und klar von Routinearbeit getrennt. Nachträglich erstellte Stundenzettel prüft es besonders kritisch.

Zeiterfassung kostenlos prüfen lassen Dossier

Tagesgenau oder wöchentlich, keine Monatsschätzung
Jede Stunde einem bescheinigten Vorhaben zugeordnet
Aufbewahrung GoBD-konform: Buchungsbelege 8 Jahre, sonstige Unterlagen 6 Jahre (§ 147 AO)

Geschrieben von Max Nodes, Gründer und Geschäftsführer · 25 von 25 begleiteten BSFZ-Anträgen bescheinigt (Stand 09/2026) · Zuletzt aktualisiert: 18. September 2026 · Rechtsstand: September 2026

Auf einen Blick

Vom Arbeitstag zum Projektnachweis

Tätigkeit und Projektzeit zusammenführen

Zahlen und Details

So sieht eine prüfungsfeste Zeiterfassung aus

Beispielwoche, keine echten Projektdaten.

Das Wichtigste in Kürze

Die Zeiterfassung belegt, dass Personalkosten tatsächlich auf ein bescheinigtes F&E-Vorhaben entfallen (§ 3 Abs. 1 FZulG). Jede Stunde muss einem konkreten Vorhaben zugeordnet, tagesgenau oder wöchentlich erfasst und klar von Routinearbeit getrennt sein. Ohne diesen Nachweis kürzt das Finanzamt die Bemessungsgrundlage oder lehnt den Antrag ab.

Das Wichtigste zur Zeiterfassung

Granularität: tagesgenau empfohlen, wochengenau meist akzeptiert
Zuordnung: jede Stunde zu einem bei der BSFZ bescheinigten Vorhaben
Trennung: F&E getrennt von Routine, Vertrieb, Verwaltung
Aufbewahrung: GoBD-konform: Buchungsbelege 8 Jahre, sonstige Unterlagen 6 Jahre (§ 147 AO)
Rückwirkend: nachträglich erstellte Zeiterfassung prüft das Finanzamt besonders kritisch

Wie übernimmt NOVARIS die Zeiterfassung?

Sie liefern Gehaltsdaten und Zeitanteile, NOVARIS baut daraus den prüfungsfesten Stundennachweis je Vorhaben.

Gehaltsdaten liefern
Sie stellen die Gehaltsdaten inklusive Arbeitgeber-Nebenkosten je Mitarbeitendem bereit.
Sie
Abwesenheiten liefern
Sie melden Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage je Mitarbeitendem.
Sie
F&E-Zeitanteil einschätzen
Sie geben eine erste Einschätzung des F&E-Zeitanteils je Mitarbeitendem ab.
Sie
Stundennachweis aufbauen
NOVARIS baut daraus den Stundennachweis je Vorhaben.
NOVARIS
Arbeitspaketen zuordnen
NOVARIS ordnet die Stunden den Arbeitspaketen zu und bereitet sie prüfungsfest auf.
NOVARIS
Unterschreiben
Die Nachweise werden ausgedruckt und unterschrieben. An Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen werden keine Stunden angesetzt.
Sie, NOVARIS

Komplettübernahme: Sie liefern die Rohdaten, NOVARIS übernimmt Aufbau, Zuordnung und die prüfungsfeste Aufbereitung.

Was muss der Stundennachweis enthalten?

Ein prüfungsfester Nachweis enthält sechs Angaben: Datum, Vorhaben, Tätigkeit, Dauer, Abgrenzung zur Routine und eine Bestätigung.

Pflichtfelder eines FZulG-Stundennachweises
Feld	Anforderung
Datum	Tagesgenau oder je Kalenderwoche, erfasst am Tag der Arbeit, nicht rückwirkend.
Vorhaben	Name identisch mit dem bei der BSFZ eingereichten und bescheinigten Projekt.
Tätigkeit	Kurzbeschreibung, die F&E eindeutig von Routinearbeit unterscheidet.
Dauer	Stunden je Vorhaben in Zahlen, keine Prozentschätzung der Arbeitszeit.
Abgrenzung	Eigene Zeile für Vertrieb, Verwaltung und Support, getrennt von F&E.
Bestätigung	Unterschrift oder digitale Freigabe durch Mitarbeiter und Projektleiter.

Eine pauschale Angabe wie „40 % der Arbeitszeit für F&E“ ohne Projektzuordnung reicht dem Finanzamt nicht.

Welche Erfassungsmethode taugt, welche nicht?

Drei Methoden sind in der Praxis üblich, nur eine gilt beim Finanzamt als Goldstandard.

Zeiterfassungsmethoden im Vergleich
Methode	Genauigkeit	Akzeptanz beim Finanzamt	Aufwand
Projektbezogene Stundenerfassung	erfüllt hoch, jede Stunde einem Projekt zugeordnet	erfüllt sehr gut, der Goldstandard	mittel bis hoch
Schätzverfahren mit Plausibilisierung	teilweise mittel, Pauschalquote je Mitarbeiter	teilweise akzeptabel mit Belegen wie Meilensteinberichten	gering bis mittel
Nachträgliche Rekonstruktion	teilweise abhängig von der Quellenlage	teilweise möglich, aber besonders kritisch geprüft	hoch
Reine Monatsangabe ohne Projektbezug	nicht zu ungenau	nicht gilt als unzureichend	gering

Projektpläne und Meilensteinberichte
E-Mail-Verläufe und Kalendereinträge
Git-Commits, Jira- oder Confluence-Tickets
Reisekostenabrechnungen zu Projektterminen
Eidesstattliche Erklärungen der beteiligten Mitarbeiter

Diese Quellen tragen eine nachträgliche Rekonstruktion, ersetzen aber keine laufende Zeiterfassung.

Wessen Zeit zählt, und wie wird sie zum Nachweis?

Die Zeiterfassung sichert zwei unterschiedliche Ansprüche: den Zeitanteil der Personalkosten und, bei Einzel- und Mitunternehmern, die Eigenleistung.

Wessen F&E-Zeit zählt wie?
Person	Zählt als	Rechtsgrundlage
Angestellte im Vorhaben	Zeitanteil der Personalkosten (Arbeitgeberbrutto)	§ 3 Abs. 1 FZulG
Einzelunternehmer, Mitunternehmer	100 € je nachgewiesener Stunde, höchstens 40 Std./Woche	§ 3 Abs. 3 FZulG
GmbH-Gesellschafter, Geschäftsführer	nur über Gehalt und Anstellungsvertrag als Personalkosten	§ 3 Abs. 1 FZulG

Die Grenze verläuft an der Rechtsform, nicht am Gehalt. Ein GmbH-Geschäftsführer hat auch ohne Bezüge keinen Zugang zur Eigenleistungsregelung. Details dazu: Eigenleistungen bei der Forschungszulage.

Welche Fragen tauchen zur Zeiterfassung am häufigsten auf?

Muss ich die Zeiterfassung tagesgenau führen?+

Tagesgenau ist der Standard mit der höchsten Sicherheit bei einer Prüfung. Eine wochengenaue Erfassung akzeptiert das Finanzamt in der Praxis ebenfalls, solange die Zuordnung zu den bescheinigten Vorhaben eindeutig bleibt. Eine nur monatliche Erfassung gilt als zu ungenau und birgt erhebliche Risiken.

Was passiert, wenn ich keine Zeiterfassung habe?+

Ohne nachvollziehbare Zeiterfassung kürzt das Finanzamt die Bemessungsgrundlage oder lehnt den Antrag ab. Für vergangene Wirtschaftsjahre lässt sich die Zeitverteilung aus Lohnjournal, Projektplänen, Tickets, Git-Historie und Kalendern rekonstruieren; die Rekonstruktion trägt ihr Erstellungsdatum offen. Der Aufwand dafür ist deutlich höher als bei laufender Erfassung.

Können GmbH-Geschäftsführer ihre eigene F&E-Zeit geltend machen?+

Nur über ihr Gehalt als Personalkosten, mit Anstellungsvertrag (§ 3 Abs. 1 FZulG). Die Eigenleistungsregelung mit 100 € je Stunde gilt ausschließlich für Einzelunternehmer und Mitunternehmer einer Personengesellschaft (§ 3 Abs. 3 FZulG). Details: Eigenleistungen.

Wie dokumentiere ich Auftragsforschung?+

Mit dem Forschungsvertrag, den Rechnungen des Auftragnehmers und Leistungsnachweisen wie Zwischen- oder Abschlussberichten. Förderfähig sind 70 % des gezahlten Entgelts, wenn der Auftragnehmer in der EU oder im EWR ansässig ist. Eine eigene Zeiterfassung des Auftragnehmers verlangt das Finanzamt nicht, die Dokumentationspflicht liegt beim Auftraggeber. Details: Auftragsforschung.

Wie lange muss ich die Zeiterfassung aufbewahren?+

Buchungsbelege 8 Jahre, sonstige Unterlagen 6 Jahre (§ 147 AO), GoBD-konform und manipulationssicher gespeichert. Solange die Festsetzungsfrist des Jahres läuft, endet die Aufbewahrungsfrist nicht (§ 147 Abs. 3 AO).

Zählen auch Werkstudenten und Teilzeitkräfte?+

Ja. Teilzeitkräfte, Werkstudenten, Auszubildende und befristet Beschäftigte sind förderfähig, sobald sie in einem bescheinigten F&E-Vorhaben arbeiten. Ihre Stunden brauchen dieselbe projektbezogene Zeiterfassung wie die von Vollzeitkräften.

Wie lange und wie müssen die Nachweise aufbewahrt werden?

Zeiterfassungsnachweise sind GoBD-konform aufzubewahren: Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 AO). Solange die Festsetzungsfrist des Jahres läuft, endet die Aufbewahrungsfrist nicht (§ 147 Abs. 3 AO).

GoBD-konform und manipulationssicher gespeichert: Buchungsbelege 8 Jahre, sonstige Unterlagen 6 Jahre (§ 147 AO).
Das Finanzamt kann die Unterlagen innerhalb der Festsetzungsfrist anfordern (§ 169 AO).

Zeiterfassung GoBD-konform aufsetzen

Im Erstgespräch prüfen wir Ihre aktuelle Zeiterfassung, ordnen Stunden den bescheinigten Vorhaben zu und schließen Lücken vor der nächsten Prüfung. Erfolgsbasiert, ohne Vorabkosten.

Erstgespräch buchen

Offizielle Quellen

Weiterlesen

Max Nodes

Gründer und Geschäftsführer von NOVARIS Consulting. Spezialisiert auf die steuerliche Forschungsförderung (FZulG) seit 2021; 25 von 25 begleiteten BSFZ-Anträgen bewilligt (Stand 09/2026). Max Nodes

Zeiterfassung Forschungszulage: der Stundennachweis, der eine Prüfung übersteht

Vom Arbeitstag zum Projektnachweis

Das Wichtigste in Kürze

Das Wichtigste zur Zeiterfassung

Wie übernimmt NOVARIS die Zeiterfassung?

Gehaltsdaten liefern

Abwesenheiten liefern

F&E-Zeitanteil einschätzen

Stundennachweis aufbauen

Arbeitspaketen zuordnen

Unterschreiben