Forschungszulage Personalkosten: was zur Bemessungsgrundlage zählt
Förderfähig ist das Arbeitgeberbrutto der F&E-Zeit einer Person, nicht das gesamte Gehalt. Ab 2026 kommt eine 20-%-Pauschale hinzu, für Vorhaben, die nach dem 31.12.2025 beginnen.
- Arbeitgeberbrutto, anteilig nach F&E-Zeit (§ 3 Abs. 1 FZulG)
- Ab 2026: 20 % Pauschale ohne Einzelnachweis (§ 3 Abs. 3b FZulG)
- GmbH-Geschäftsführer nur über das Gehalt förderfähig
Geschrieben von Max Nodes, Gründer und Geschäftsführer · 25 von 25 begleiteten BSFZ-Anträgen bescheinigt (Stand 09/2026) · Zuletzt aktualisiert: · Rechtsstand:
Forschungszeit wird nachvollziehbar
Zahlen und Details
Das Wichtigste in Kürze
Förderfähig sind die Arbeitslöhne der Personen, die an einem begünstigten F&E-Vorhaben arbeiten: das Arbeitgeberbrutto einschließlich Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, anteilig nach dem F&E-Zeitanteil der Person (§ 3 Abs. 1 FZulG). Lohnsteuerpflichtige Bestandteile wie Boni oder Sachbezüge zählen grundsätzlich mit, Abfindungen nicht, weil ihnen kein F&E-Zeitanteil zugeordnet werden kann. Leiharbeit ist nicht förderfähig: der Entleiher zahlt an den Verleiher, nicht als lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn an den Leiharbeiter selbst. Ab 2026 kommt eine 20-%-Gemeinkostenpauschale hinzu, nur für Vorhaben mit Beginn nach dem 31.12.2025 (§ 3 Abs. 3b FZulG). Eigenleistungen von Einzelunternehmern und Mitunternehmern sind ein eigener Tatbestand mit 100 € je Stunde (§ 3 Abs. 3 FZulG); für einen GmbH-Geschäftsführer gilt das nicht, seine F&E-Zeit zählt nur über sein Gehalt.
Das Wichtigste zu den Personalkosten
Welche Lohnbestandteile zählen zur Bemessungsgrundlage?
Förderfähig ist das Arbeitgeberbrutto der im Vorhaben geleisteten Stunden: Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, soweit er nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfrei ist (§ 3 Abs. 1 FZulG).
| Lohnbestandteil | Zählt | Warum |
|---|---|---|
| Grundgehalt (Bruttolohn und -gehalt) | erfüllt Ja | Zentrale Bemessungsgröße, Arbeitslohn nach § 3 Abs. 1 FZulG. |
| Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | erfüllt Ja | Steuerfreie Zukunftssicherung nach § 3 Nr. 62 EStG, erhöht die Bemessungsgrundlage um rund 20 % gegenüber dem reinen Bruttogehalt. |
| Vertraglich vereinbarte Zulagen, etwa Schicht- oder Funktionszulage | erfüllt Ja | Vertraglich fest vereinbart, zählt wie das Grundgehalt (§ 3 Abs. 1 FZulG). |
| Leistungsboni über das Grundgehalt hinaus | Einzelfall | Lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn zählt grundsätzlich mit (§ 3 Abs. 1 FZulG); die Zuordnung zum F&E-Zeitanteil klärt der Steuerberater im Einzelfall. |
| 13. Gehalt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld | erfüllt Ja | Vertraglich oder tarifvertraglich vereinbart, zählt wie das Grundgehalt (§ 3 Abs. 1 FZulG). |
| Sachbezüge: Dienstwagen, Jobticket, Essenszuschuss | Einzelfall | Geldwerter Vorteil, soweit lohnsteuerpflichtig, zählt grundsätzlich mit (§ 3 Abs. 1 FZulG); im Einzelfall mit dem Steuerberater klären. |
Nicht förderfähig ist die Zeit außerhalb des Vorhabens: Nur das Arbeitgeberbrutto der Stunden im begünstigten F&E-Vorhaben zählt zur Bemessungsgrundlage, anteilig nach dem F&E-Zeitanteil der Person (§ 3 Abs. 1 FZulG). Wie sich dieser Anteil nachweisen lässt, zeigt die Zeiterfassung.
Welche Personalkosten sind förderfähig?
Förderfähig ist das Arbeitgeberbrutto, nicht jede Gehaltskomponente. Die Übersicht der Lohnbestandteile steht oben; hier zwei weitere Sonderfälle und die Pauschale ab 2026.
| Lohnbestandteil | Förderfähig | Fundstelle |
|---|---|---|
| Abfindungen | Nein | § 3 Abs. 1 FZulG (nicht erfasst) |
| Arbeitgeberbeitrag zur betrieblichen Altersvorsorge | Nein, nur gesetzliche Zukunftssicherung zählt | § 3 Abs. 1 FZulG i. V. m. § 3 Nr. 62 EStG |
Die 20-%-Pauschale ab 2026
Ab dem Wirtschaftsjahr 2026 kommt eine Gemeinkostenpauschale von 20 % auf die förderfähigen Aufwendungen hinzu, pauschal ohne Einzelnachweis, nur für Vorhaben mit Beginn nach dem 31.12.2025 (§ 3 Abs. 3b FZulG). Für rückwirkende Anträge der Jahre 2020 bis 2025 zählen nur Bruttolohn und Arbeitgeberanteil.
GmbH-Geschäftsführer: nur über das Gehalt
Die Vergütung eines GmbH-Geschäftsführers zählt zu den Personalkosten, wenn ein Anstellungsvertrag mit Lohnsteuerabzug besteht (§ 3 Abs. 1 S. 3 FZulG); eine vertragliche Beschreibung des F&E-Anteils ist keine gesetzliche Voraussetzung, dient in der Praxis aber als Nachweis. Eine Eigenleistung nach § 3 Abs. 3 FZulG kann er nicht ansetzen; diese Regel gilt nur für Einzelunternehmer und Mitunternehmer.
Wie ermittelt man den F&E-Anteil einer Person?
Nur der Teil der Arbeitszeit, der auf das begünstigte Vorhaben entfällt, ist förderfähig. Zwei Methoden sind zulässig.
Projektbezogen Zeit erfassen
Mitarbeiter dokumentieren täglich oder wöchentlich, welche Stunden auf welches Vorhaben entfallen. GoBD-konform heißt zeitnah, unveränderbar und nachvollziehbar.
MitarbeiterDigitales Tool einsetzen
Clockify, Toggl oder das vorhandene ERP-System erfassen die Stunden je Projekt und Person und liefern eine revisionssichere Dokumentation.
SieAlternative: plausible Schätzung
Ohne Zeiterfassung lässt sich der Anteil anhand von Stellenbeschreibung, Projektplan oder Organigramm schätzen, zum Beispiel 60 % F&E-Zeit. Das Finanzamt darf die Schätzung hinterfragen.
Wir mit Ihnen
Details zur GoBD-konformen Dokumentation zeigt die Seite Zeiterfassung.
Welche Personen zählen als Personalkosten?
Fünf Personengruppen kommen in der Praxis vor. Nur zwei davon können zusätzlich eine Eigenleistung ansetzen.
| Personengruppe | Zählt als | Fundstelle |
|---|---|---|
| Angestellte mit F&E-Tätigkeit | Personalkosten über das Gehalt, anteilig nach F&E-Zeit | § 3 Abs. 1 FZulG |
| Gesellschafter-Geschäftsführer GmbH | Personalkosten nur über das Gehalt, keine Eigenleistung | § 3 Abs. 1 FZulG |
| Einzelunternehmer | Eigenleistung, 100 € je Stunde, höchstens 40 Stunden pro Woche | § 3 Abs. 3 FZulG |
| Mitunternehmer (GbR, OHG, KG, GmbH & Co. KG) | Tätigkeitsvergütung, gedeckelt auf 100 € je Stunde | § 3 Abs. 3 FZulG |
| Freie Mitarbeiter ohne Anstellungsvertrag | Keine Personalkosten; als Auftragsforschung ansetzbar, wenn Sie das Vorhaben in Auftrag geben | § 3 Abs. 1, § 3 Abs. 4 FZulG |
Wie wird aus der Eigenleistung eines Einzelunternehmers eine Zulage?
Ein Einzelunternehmer setzt seine F&E-Stunden mit 100 € je Stunde an, gedeckelt auf 40 Wochenstunden (§ 3 Abs. 3 FZulG).
Einzelunternehmer mit Eigenleistung
Ein Einzelunternehmer forscht 20 Stunden pro Woche an der Weiterentwicklung seines Produkts, macht 920 Stunden im Jahr.
100 € je Stunde, gedeckelt auf 40 Stunden pro Woche (§ 3 Abs. 3 FZulG).
Die vollständige Herleitung von der Bemessungsgrundlage zur ausgezahlten Zulage zeigt die Seite Berechnung.
Welche Fragen tauchen zu Personalkosten am häufigsten auf?
Wie wird aus dem Stundenanteil eine Zulage?
Aus den F&E-zeitanteiligen Personalkosten wird über die Pauschale ab 2026 und den Fördersatz die ausgezahlte Zulage.
KMU mit Personalkosten, Vorhaben ab 2026
Ein KMU mit 298.200 € förderfähigen Personalkosten aus fünf F&E-Mitarbeitenden, Vorhaben beginnt nach dem 31.12.2025.
Inklusive der 20-%-Pauschale auf die Bemessungsgrundlage (§ 3 Abs. 3b FZulG).
Dieselben Personalkosten, Zeitraum 2024/2025
Dieselben 298.200 € Personalkosten, aber Aufwendungen im Zeitraum 2024/2025.
Ohne die 20-%-Pauschale, die erst für Vorhaben ab 2026 gilt.
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Max Nodes
Gründer und Geschäftsführer von NOVARIS Consulting. Spezialisiert auf die steuerliche Forschungsförderung (FZulG) seit 2021; 25 von 25 begleiteten BSFZ-Anträgen bewilligt (Stand 09/2026). Max Nodes